Jobba effektivt med din att göra-lista

Jag älskar att göra-listor. Det är ett så bra sätt att strukturera upp dagen/veckan/månaden, men helt ärligt, hur många får faktiskt ALLT gjort på sin lista? Ja, nu kanske vissa av er inte alls känner er träffade, men 90% i en amerikansk studie har erkänt att de aldrig slutför en lista, eller i allafall väldigt sällan.

För det första är det alltid någon sak som är extra jobbig att ta tag i på listan, någonting som man vet att man inte kommer att göra, någonting man vet knappt är lönt att skriva ner, för man kommer att göra det direkt.

Hitta en enormt bra sida med tips för hur man jobbar med att göra-listor på bästa sätt. Jag sammanfattar det här nedan:

1. Ha EN lista för jobbet

Det spelar ingen roll vilken typ av lista du väljer, om det är en handskriven lista eller lista i din iPhone, men se till att ha hela listan samlad. Ha inte några punkter på post-its på datorn, några i kalendern, några i en app etc – nej, håll alla samlade. Om du skriver till punkter på t.ex. post-its, se till att föra över dessa till listan direkt.

ToDo List2. Följ 1-3-5-regeln

Sätt de viktigaste punkterna (1) överst på din lista, därefter de saker som inte är fullt så viktiga (3) & sist men inte minst saker som inte är brådskande, men som måste göras (5). Lämna några punkter tomma på listan om du vet att det kommer att komma in ad hoc-saker på 3 & 5. Listan kan laddas ner här: https://dl.dropboxusercontent.com/u/19258446/ToDo%20List.pdf

3. Gör klart minst EN viktig punkt på listan innan lunch. Detta är ett otroligt effektivt tips, eftersom det får dig att komma igång! Skribenter av denna artikel hänvisar till Mark Twain som sagt: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Det ligger mycket i det – genom att ta tag i en av de jobbigaste punkterna redan på morgonen, kommer restan av dagen kännas lätt. Till skillnad på att skjuta på någon jobbigt man vet att man måste ta tag i.

4. Använd din kalender som att göra-lista. Då kan du lägga in dina uppgifter i kalendern, precis som ett möte & då vet du att du avsatt tid till dina punkter. Ofta ligger listan utanför den ordinarie kalendern & då är det egentligen inte så konstigt att man inte får alla punkter avklarade, eftersom det faktiskt inte finns tid. Gör gärna detsamma för andra uppgifter som t.ex. att svara på mail – lägg in en timmer på morgonen & en timmer på eftermiddagen för att besvara mail ostört.

5. Minska mötestid för att få mer produktiv tid. Det fins många studier som tyder på att tid du spenderar i möten är slöseri med tid. Dels tar det tid att ta sig till och från mötet & dels väljer du bort en uppgift för att genomföra mötet. Lösningen är att begränsa dina möten:

– innan du bokar möte, se över om du inte kan ta det på telefon eller mail istället?

– om du ska ta mötet, se till att ha en agenda med tydlig start & framförallt tydligt slut. Håll sluttiden.

– om du ska ha möte, tänk på att kanske få ihop 2 mötestillfällen till ett.

– ja, det är ok att ha planerade möten på 20 min, eller 45 min. Man behöver inte avrunda upp till 30 eller 60

Dagens uppgift för alla kursdeltagare – gör en att göra-lista & se till att bocka av VARENDA punkt. Hur känns det?

 

Ha en riktigt härlig start på veckan,

Anna

Dela inlägget